S-Procurement-Shop für die interne Beschaffung - Erfahrungsbericht der Kreissparkasse Freudenstadt

Erfahrungsbericht der Kreissparkasse Freudenstadt zum S-Procurement-Shop

Die Kreissparkasse Freudenstadt nutzt seit März 2005 den S-Procurement-Shop für die interne Beschaffung. Aufgrund der Erfahrung von IMAGO mit Shopsystemen für Sparkassen konnte in sehr kurzer Zeit eine Shoplösung für den Kunden eingerichtet und in Betrieb genommen werden.



         

Lesen Sie dazu den Erfahrungsbericht von Hansjörg Herrmann, Leiter Organisation der KSK Freudenstadt:

Vor dem Hintergrund einer konsequenten Prozessoptimierung stellte sich für unser Haus seit längerem die Frage, wie künftig das Bestellwesen von Büro- und Verbrauchsartikeln gehandhabt werden soll.

  • Komplette Auslagerung des Prozesses von der Beschaffung bis zur Auslieferung?
  • Auslagerung lediglich von Teilfunktionen?
  • Hausinterne Prozessoptimierung mit der Möglichkeit, zu einem späteren Zeitpunkt weitere Partner zu integrieren.

Bis dato gab es keine aussagekräftigen Unterlagen über die Verbrauchsmengen, Artikel und Verbrauchsstellen, so dass eine gezielte Steuerung und Sortimentsstraffung nur mit erheblichem manuellen Aufwand bzw. mit einem hohen Anteil "Bauchgefühl" möglich war.

Der Bestelleingang erfolgte papiergebunden über einen Vordruck. Ein standardisierter Artikelkatalog bzw. elektronisches Materialverwaltungsprogramm war nicht im Einsatz. Durch gezielte Verhandlung der Einkaufskonditionen konnten in jüngster Zeit bereits deutliche Kosteneinsparungen erzielt werden.

Nachdem mit mehreren, am Markt etablierten Outsourcingpartnern Beratungsgespräche geführt wurden, kristallisierte sich heraus, dass unter den gegebenen Rahmenbedingungen keiner unsere Anforderungen in einem für uns akzeptablen Preis-Leistungsverhältnis anbieten konnte.
Unser Ziel war es nicht, den Prozess (mit Einkauf und Auslieferung) komplett auszulagern, sondern zunächst hausintern die Abwicklung weiter zu betreiben und dies aber unter optimierten Bedingungen.
So kam der Gedanke, mit der Firma IMAGO, die auch schon den Kundenshop im Internet für unser Haus betreibt, die Gespräche aufzunehmen, ob solch eine Shoplösung auch hausintern für die Bestellabwicklung genutzt werden kann.

Mit dieser Idee trafen wir sofort auf großes Interesse und so konnten wir innerhalb weniger Wochen das bislang nur zur Kundennutzung ausgelegte Shopsystem auf die interne Einkaufs- und Bestellabwicklung umstrukturieren.
 
Vorteil dieser Lösung ist es, ein System zu integrieren, welches eine absolut einfache Handhabung für den Besteller gewährleistet und somit von Beginn auch von den Mitarbeitern akzeptiert wird.

Im Rahmen der Erstbestückung wurden 57 bestellberechtigte Kostenstellen definiert, das Produktsortiment gestrafft und in 9 Hauptkategorien untergliedert. Insgesamt sind 950 Artikel, von der Kugelschreibermine bis zu Vordrucken, die noch nicht elektronisch verfügbar sind, im Katalog enthalten.
Alle Artikel und Verbrauchsstellen können über das im Hintergrund laufende Statistikmodul ausgewertet werden. So ist jederzeit ein Abgleich mit den für alle Kostenstellen hinterlegten Budgets möglich.
Noch vorhandene dezentrale Lager wurden in der Hauptstelle zentralisiert und die Bestandsmengen reduziert.

Der laufende Pflege- / Administrationsaufwand beschränkt sich auf die Artikel- und Nutzerverwaltung. Die Anwendung selbst ist browserbasiert und steht allen Nutzern über das Intranet zu Verfügung. Die technische Betreuung des Systems erfolgt durch IMAGO.

Innerhalb weniger Monate konnte somit ein leistungsstarkes Shopsystem aufgebaut werden, welches die Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten in der Materialbeschaffung / -verwaltung sehr effizient unterstützt.



Wenn auch Sie die Vorteile des S-Procurement-Shops nutzen wollen, dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wir beraten Sie gerne.